TL;DR
Nota pembelian barang adalah bukti transaksi yang diberikan penjual kepada pembeli saat pembelian tunai. Komponen utamanya meliputi identitas toko, tanggal transaksi, daftar barang, harga, dan total pembayaran. Nota bisa dibuat manual (tulis tangan), lewat Excel, atau menggunakan aplikasi kasir. Format dan contohnya berbeda tergantung jenis usaha.
Setiap kali Anda belanja di toko dan mendapat kertas kecil berisi daftar barang yang dibeli beserta harganya, itu adalah nota pembelian barang. Dokumen sederhana ini punya peran penting dalam pencatatan keuangan, baik untuk penjual maupun pembeli. Bagi pemilik usaha, nota adalah alat bukti transaksi yang menjadi dasar pembukuan harian.
Apa Itu Nota Pembelian Barang
Nota pembelian barang adalah dokumen tertulis yang mencatat transaksi pembelian antara penjual dan pembeli. Nota ini biasanya dibuat rangkap dua: satu untuk pembeli, satu untuk arsip penjual. Menurut Mekari Jurnal, nota pembelian termasuk bukti transaksi eksternal karena melibatkan dua pihak yang berbeda.
Berbeda dengan faktur atau invoice yang lebih formal dan sering digunakan untuk transaksi kredit, nota pembelian umumnya dipakai untuk transaksi tunai. Formatnya lebih sederhana dan tidak memerlukan tanda tangan materai.
Komponen dalam Nota Pembelian
Nota yang baik harus memuat informasi yang cukup agar bisa dijadikan bukti transaksi yang sah. Berikut komponen yang perlu ada:
- Nama dan alamat toko atau penjual
- Nomor nota: penomoran urut untuk memudahkan pencarian arsip
- Tanggal transaksi
- Nama pembeli (tidak wajib untuk transaksi ritel kecil)
- Daftar barang: nama barang, jumlah, harga satuan
- Total pembayaran
- Tanda tangan atau paraf penjual (opsional tapi disarankan)
Komponen ini berlaku untuk semua jenis nota, baik nota tulis tangan maupun nota yang dicetak lewat aplikasi kasir.
Contoh Nota Pembelian Barang Sederhana
Berikut contoh nota pembelian barang untuk toko kelontong:
| Toko Makmur Jaya – Jl. Pahlawan No. 12, Semarang No. Nota: 0451 | Tanggal: 1 April 2026 | |||
|---|---|---|---|
| Barang | Qty | Harga | Subtotal |
| Beras Premium 5 kg | 2 | Rp75.000 | Rp150.000 |
| Minyak Goreng 2 L | 1 | Rp32.000 | Rp32.000 |
| Gula Pasir 1 kg | 3 | Rp16.000 | Rp48.000 |
| Telur Ayam 1 kg | 2 | Rp28.000 | Rp56.000 |
| Total | Rp286.000 | ||
Format di atas adalah yang paling umum digunakan oleh toko kelontong dan warung. Sederhana, tapi sudah memuat semua informasi yang diperlukan.
Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung BEP Produksi
Contoh Nota Pembelian Barang Elektronik
Untuk barang elektronik, nota biasanya lebih detail karena mencantumkan merek, tipe, dan nomor seri. Informasi ini penting untuk keperluan garansi dan klaim. Berikut contohnya:
| ElektroMart – Jl. Sudirman No. 88, Jakarta No. Nota: EM-2026-0312 | Tanggal: 1 April 2026 | |||
|---|---|---|---|
| Barang | Qty | Harga | Subtotal |
| Headphone Sony WH-1000XM5 | 1 | Rp4.299.000 | Rp4.299.000 |
| Charger Anker 65W USB-C | 1 | Rp399.000 | Rp399.000 |
| Total | Rp4.698.000 | ||
| Pembayaran: Debit BCA | Kasir: ANT | |||
Nota barang elektronik sebaiknya disimpan bersama kartu garansi. Menurut Kledo, nota pembelian sering diminta sebagai syarat klaim garansi, terutama untuk produk yang tidak memiliki kartu garansi terpisah.
Cara Membuat Nota Pembelian di Excel
Bagi pemilik usaha yang belum menggunakan aplikasi kasir, Excel adalah solusi praktis untuk membuat nota pembelian barang. Langkah-langkahnya:
- Buka Microsoft Excel atau Google Sheets
- Buat header berisi nama toko, alamat, dan kontak di baris paling atas
- Sisipkan baris untuk nomor nota dan tanggal
- Buat tabel dengan kolom: No, Nama Barang, Jumlah, Harga Satuan, Subtotal
- Gunakan rumus =C5*D5 di kolom Subtotal untuk menghitung otomatis
- Tambahkan baris Total di bagian bawah dengan rumus =SUM(E5:E20)
- Atur lebar kolom dan format angka sebagai mata uang Rupiah
- Simpan sebagai template untuk digunakan berulang
Kelebihan Excel adalah fleksibilitasnya. Anda bisa menambah kolom diskon, pajak, atau catatan khusus sesuai kebutuhan bisnis.
Nota Tulis Tangan vs Nota Digital
Nota tulis tangan masih banyak digunakan oleh pedagang pasar dan warung tradisional. Kelebihannya praktis dan tidak butuh perangkat. Tapi kelemahannya cukup banyak: tulisan kadang sulit dibaca, tidak ada salinan otomatis, dan mudah rusak atau hilang.
Nota digital, baik dari Excel maupun aplikasi kasir, menawarkan keuntungan lebih. Pencarian arsip lebih mudah, data otomatis terekam dalam pembukuan, dan risiko kesalahan hitung lebih kecil. Menurut Majoo, penggunaan nota digital juga memudahkan pelaku usaha dalam menyusun laporan keuangan bulanan karena semua transaksi sudah tercatat otomatis.
Baca juga: Tips Liburan Hemat
Perbedaan Nota Pembelian dan Faktur
Banyak orang menganggap nota dan faktur adalah hal yang sama. Padahal keduanya berbeda:
- Nota pembelian digunakan untuk transaksi tunai, formatnya sederhana, dan biasanya tidak mencantumkan NPWP atau PPN
- Faktur (atau invoice) digunakan untuk transaksi kredit, lebih formal, sering mencantumkan syarat pembayaran dan pajak
Untuk usaha kecil yang melayani pembeli langsung secara tunai, nota pembelian sudah cukup. Faktur lebih diperlukan ketika bertransaksi dengan perusahaan lain (B2B) atau untuk keperluan pelaporan PPN.
Contoh nota pembelian barang di atas bisa Anda sesuaikan dengan jenis usaha apapun. Prinsipnya tetap sama: cantumkan identitas penjual, detail barang, dan total pembayaran dengan jelas. Apakah nota dibuat dengan tulisan tangan, Excel, atau aplikasi kasir, yang terpenting adalah informasinya lengkap dan mudah dibaca oleh kedua pihak.
FAQ
Apakah nota pembelian wajib dibuat rangkap dua?
Tidak ada kewajiban hukum untuk semua jenis usaha, tapi sangat disarankan. Satu lembar untuk pembeli sebagai bukti pembelian, satu lembar untuk arsip penjual sebagai dasar pembukuan. Tanpa arsip, pelacakan transaksi akan sulit.
Bisa tidak membuat nota tanpa nomor nota?
Bisa, tapi tidak disarankan. Nomor nota memudahkan pencarian arsip dan menghindari duplikasi. Untuk usaha kecil, penomoran sederhana seperti 001, 002, 003 sudah cukup.
Apa aplikasi gratis untuk membuat nota di HP?
Google Sheets bisa digunakan secara gratis untuk membuat nota dengan format tabel. Selain itu, aplikasi seperti Kledo dan Majoo juga menyediakan fitur pembuatan nota dengan versi gratis yang terbatas.
Berapa lama nota pembelian harus disimpan?
Untuk keperluan pajak, bukti transaksi termasuk nota sebaiknya disimpan minimal 10 tahun sesuai ketentuan perpajakan di Indonesia. Untuk keperluan garansi, simpan nota selama masa garansi produk masih berlaku.
